Inleiding

QCare OR, onderdeel van de QCare Suite, is dé oplossing om de workflow en de organisatie van het volledige operatieve proces te optimaliseren vanaf de capaciteitsplanning tot het transport naar de verblijfsafdeling.
QCare OR, in combinatie met de andere delen van de QCare Suite begeleidt zowel de pre- per- als postoperatieve fases van een ingreep voor zowel gehospitaliseerde patiënten als patiënten in short stay. QCare OR registreert nauwgezet het volledige operatieve proces en is een bron van management informatie. 

• Bezettingsgraad 
• Bruto & netto snijtijden 
• Anesthesietijden 
• Verbruikte materialen 
• Personeelsbezetting

Voorbereiding protocol

De planning gebeurt aan de hand van vooraf gedefinieerde protocollen. Deze protocollen die arts-afhankelijk kunnen geparametriseerd worden omvatten een gedetailleerde beschrijving van alle noodzakelijke resources en procedurestappen. (pre-anesthesie, materialen, minimum personeelsomkadering, etc.)

Preoperatieve planning

De planning van een ingreep gebeurt in twee stappen. Via de QCare OR of gekoppeld aan een ziekenhuisbreed afsprakensysteem wordt een capaciteitsplanning opgebouwd. De beschikbare OK-tijden die werden toegewezen aan de verschillende disciplines & artsen worden ingevuld.
Deze capaciteitsplanning zet een reeks aan activiteiten op gang zoals voor te bereiden materialen, pre-operatieve onderzoeken (vb. anesthesie, cardio, pneumo, etc.) , standaard anesthesie protocol, nomenclatuur en ICD9/ICD10 codes.
Deze capaciteitsplanning wordt door de OK omgezet in een defintieve planning. Deze wordt grafisch weergegeven via het dasboard [hyperlink naar] welke onmiddellijk de actuele bezetting toont. Aan de hand van kleurcodes zijn onvolledige dossiers, knelpunten, te verwachten extra werktijden onmiddelllijk te correct in te schatten. De planning van een ingreep gebeurt in twee stappen. Via de QCare OR of gekoppeld aan een ziekenhuisbreed afsprakensysteem wordt een capaciteitsplanning opgebouwd. De beschikbare OK-tijden die werden toegewezen aan de verschillende disciplines & artsen worden ingevuld.
Deze capaciteitsplanning zet een reeks aan activiteiten op gang zoals voor te bereiden materialen, pre-operatieve onderzoeken (vb. anesthesie, cardio, pneumo, etc.) , standaard anesthesie protocol, nomenclatuur en ICD9/ICD10 codes.
Deze capaciteitsplanning wordt door QCare OR omgezet in een defintieve planning. Deze wordt grafisch weergegeven via het dasboard [hyperlink naar] welke onmiddellijk de actuele bezetting toont. Aan de hand van kleurcodes zijn onvolledige dossiers, knelpunten, te verwachten extra werktijden onmiddelllijk te correct in te schatten.

Resources

Human resources :

De aan het protocol verbonden kritische resources werden reeds geboekt bij de voorlopige planning. Bij de definitieve planning worden de niet-kritische resources toegevoegd. Hierbij beschikt de QCare OR over de mogelijkheid om resources toe te voegen aan één procedure of aan één of meerdere operatie kamers.

Materiaal :

Bij de voolopige planning worden alle materialen reeds aangevraagd. De chirurg en/of de poli-medewerker kunnen desgewenst deze setting wijzigen.
De verschillende afdelingen (apotheek, centrale bevoorrading, bloedbank, sterilisatie, etc.) worden gevoed vanuit deze materiaal lijsten.

Pre-anesthesie

De anesthesist krijgt via de voorlopige Planning een lijst met patiënten die moeten worden gezien. Afhankelijk van de protocollen zal de patiënt gezien worden bij de huisarts, op de poli pre-anesthesie of juist voor de ingreep. Webformulieren zijn beschikbaar om deze gegevens op een eenduidige, volledige manier te verzamelen. (zie ook QCare AR).

Dashboard en werklijsten

Het per-operatieve proces start vanuit de werklijsten. Per zaal, arts, kritische resource, kunnen on-line handige overzichten worden gegenereerd.
Via tijdsregistratie wordt de status van de patiënt weergegeven (begin transport, aankomst OK, voorbereiding, inductie, incisie, sluiten, etc. )
Het dashboard is een actuele weergave van de status van alle procedures. Op elk ogenblik verschaft deze view relevante gegevens over de plaats waar de patiënt zich bevindt, wat de vermoedelijke eindduur van de procedure zal zijn, waar (potentiële) knelpunten ontstaan, op welke locaties spoedprocedures ingeboekt kunnen worden, etc.
De verblijfsafdeling beschikt over een webpagina met relevante gegevens van de patiënten van de afdeling. De afdeling heeft maw zicht op de status van hun patiënt.

Peroperatieve Registratie

Éénmaal de patiënt in de Operatie Kamer aanwezig is, kunnen de volgende items worden geregistreerd:

• Fases van de ingreep (inleiding, incisie, plaatsen van prothese, sluiten, extubatie, etc.)
• Materiaal : via de protocollen worden de normaal te verbruiken materialen gepresenteerd. Deze kunnen afgevinkt worden en opgenomen worden in een counter.
• Protheses : registratie van type, serienummer, fabrikant, etc.
• Personeel : alle personen betrokken bij de procedure kunnen worden geregistreerd inclusief de tijden.
• Bloed & bloedderivaten
• Orgaandonatie

QCare OR ondersteunt verschillende input mogelijkheden zoals barcodelezers, manuele input en RFID-tags.

Post operatief

Na de ingreep worden alle gegevens van de patiënt beschikbaar gesteld voor de wake-up, recovery en/of ICU afdeling. Vanaf dit moment wordt de patiënt verder medisch & paramedisch gevolgd via de module QCare ICU.

Operatieverslag

Het OK-verslag (excl. anesthesie verslag) wordt aan de hand van standaard modelverslagen gegenereerd in MS Word. De artsen kunnen kiezen uit het eigenhandig invullen van de templates en/of een dictaat.
Verbruikte materialen & Tarificatie
De arts en anesthesist controleren de verbruikte materialen en financiële codes. Aan de hand van een landafhankelijke setting kunnen verschillende nomenclatuur sets worden opgeladen (zowel financiële codes als klinische codes).

Management informatie

De QCare OR laat een zeer gedetailleerde registratie toe. Alle geregistreerde data zijn beschikbaar voor management doeleinden en statistiek. C3 heeft geopteerd om via Cognos Impromptu de nodige data te verzamelen en te analyseren. Deze werkwijze biedt de mogelijkheid aan zorgmanagers en artsen om hun eigen dataset op een eenvoudige manier samen te stellen en automatisch een reeks rapporten periodiek te genereren. Deze rapporten kunnen automatisch gepubliceerd worden op een intranet of voor verdere analyse doeleinden worden omgezet in verschillende type formaten (.xls, *.dbf, *.txt, *.Sql).